Si un cliente no te paga, antes de pensar en un juicio hay varias vías más rápidas y baratas. En este artículo te explico cómo reclamar una factura impagada paso a paso: desde el primer recordatorio hasta el proceso monitorio, qué intereses puedes exigir y cómo recuperar el IVA que ya adelantaste a Hacienda.
Paso 1. Comprueba que la factura es exigible
Antes de reclamar, revisa tres cosas:
- Que ha vencido. Entre empresas y autónomos, si no se pactó otra cosa, el plazo legal de pago es de 30 días desde la entrega o el servicio, y por contrato no puede superar los 60 días.
- Que puedes probar el encargo. Sirven el presupuesto aceptado, el contrato, los correos o WhatsApp, los albaranes firmados y los pagos anteriores del mismo cliente.
- Que no ha prescrito. Con carácter general, tienes 5 años para reclamar, aunque algunos créditos (por ejemplo, ciertas ventas a consumidores u honorarios profesionales) prescriben a los 3 años. Cada reclamación fehaciente interrumpe ese plazo.
Paso 2. Un recordatorio amable (y por escrito)
Muchos impagos son olvidos o problemas de tesorería. Un correo o un WhatsApp cordial, con la factura adjunta y una fecha concreta para pagar, resuelve más casos de los que parece. Hazlo siempre por escrito: te servirá como prueba si después hay que ir más lejos.
Paso 3. El requerimiento formal por burofax
Si el recordatorio no funciona, toca un requerimiento de pago, normalmente por burofax con acuse de recibo y certificación de texto. Este paso es importante por varias razones:
- Demuestra que reclamaste y en qué fecha, e interrumpe la prescripción.
- Desde 2025, para demandar en casi todos los procesos civiles (también en el monitorio) la ley exige haber intentado antes una negociación. Un requerimiento bien hecho, con una propuesta de pago, puede servir para cumplir ese requisito.
- Sirve para recuperar el IVA de la factura, como verás en el paso 5.
Modelo orientativo de requerimiento:
Por medio del presente les requiero el pago de la factura n.º [número], de fecha [fecha], por importe de [importe] euros, correspondiente a [servicio o producto], vencida el [fecha de vencimiento] y pendiente de pago a día de hoy.
Les concedo un plazo de diez días naturales desde la recepción de este escrito para abonarla en la cuenta [IBAN], o para proponerme un calendario de pago. Quedo abierto a negociar una solución amistosa.
Transcurrido ese plazo sin pago ni respuesta, iniciaré las acciones judiciales oportunas, reclamando además los intereses de demora y la indemnización por costes de cobro que establece la Ley 3/2004.
Atentamente, [nombre, NIF y firma]
Paso 4. Reclama también los intereses y los 40 €
Si la factura es entre empresas o autónomos, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad te da derecho a cobrar, además de la deuda:
- Intereses de demora: los pactados o, si no hay pacto, el tipo del Banco Central Europeo más 8 puntos. El tipo exacto se publica cada semestre en el BOE.
- 40 euros fijos por cada factura impagada, en concepto de costes de cobro, sin necesidad de pedirlo expresamente. Si los gastos de cobro reales son mayores y puedes acreditarlos, también puedes reclamarlos.
Mencionarlo en el requerimiento suele animar al deudor a pagar cuanto antes.
Paso 5. Recupera el IVA de la factura impagada
Aunque no hayas cobrado, ya ingresaste el IVA en Hacienda. La ley permite recuperarlo rectificando la factura si se cumplen estas condiciones:
- Han pasado 6 meses o 1 año desde el devengo sin cobrar. El plazo de 6 meses lo pueden usar quienes facturaron menos de 6 millones de euros el año anterior.
- Has reclamado el cobro por vía judicial, por requerimiento notarial o por cualquier otro medio fehaciente, como un burofax.
- El cliente es empresario o profesional o, si es un particular, la factura supera los 50 euros sin IVA.
- Haces la rectificación dentro de los 6 meses siguientes a ese plazo y la comunicas a Hacienda.
Los plazos son estrictos: apúntate la fecha y coméntalo con tu asesor fiscal en cuanto pasen unos meses del impago.
¿Y si aun así no paga? El proceso monitorio
Si nada de lo anterior funciona, el proceso monitorio es la vía judicial más ágil para cobrar deudas de dinero vencidas y documentadas, sin límite de importe. El juzgado requiere al deudor para que pague o se oponga en 20 días. Si no hace ninguna de las dos cosas, puedes pedir directamente el embargo de sus cuentas, nómina o bienes.
Para presentar la petición inicial no hace falta abogado ni procurador. Si el deudor se opone y la deuda supera los 2.000 euros, sí serán necesarios.
Errores frecuentes al reclamar una factura impagada
- Reclamar solo por teléfono, sin dejar nada por escrito.
- Dejar pasar los meses y perder el plazo para recuperar el IVA.
- No valorar si el deudor tiene bienes. Si no tiene nada embargable, una sentencia favorable puede quedarse en papel.
- Amenazar con publicar la deuda o con contactar con sus clientes. Puede volverse en tu contra.
En mi página de derecho civil te explico cómo trabajo las reclamaciones de deudas. Si eres empresa o autónomo, también puedes ver derecho mercantil.
